De ervaring van Else-Lieke Mulder

De ervaring van Else-Lieke Mulder 

De combinatie van informatiemanagement en maatschappelijke impact sprak mij direct aan. Hoewel mijn studieachtergrond niet direct aansloot op dit vakgebied, bood het traineeship bij KBenP Digitale Overheid mij de kans om deze wereld te ontdekken en mijn eerste stappen te zetten binnen de overheid. 

Het begin van mijn traineeship 

In februari 2025 startte ik samen met mijn medetrainee Lyanne, wat een fijne start was, want zo begonnen we niet alleen. In de eerste weken volgden we op de vrijdagen diverse trainingen over informatiemanagement, zoals zaakgericht werken, zaaksystemen en informatieveiligheid. Daardoor werden we meteen meegenomen in het werkveld en ondersteund door collega’s. 

Onze eerste opdracht volgde al snel: het geven van trainingen over een werkproces in het nieuwe zaaksysteem xxllnc bij waterschap Noorderzijlvest in Groningen. Begin februari wist ik niet wat een zaaksysteem precies was, maar eind die maand stond ik er al met Lyanne om een deel van het systeem toe te lichten aan gebruikers. Spannend, maar ontzettend leerzaam! Een deelnemer gaf zelfs terug dat onze uitleg helder was, dat compliment konden we mooi in onze zak steken. Het gaf me een vliegende start in het vakgebied. 

In de maanden daarna liep ik mee met ervaren adviseurs bij verschillende projecten. Denk aan aanbestedingen van zaaksystemen en documentmanagementsystemen, en adoptietrajecten voor Microsoft 365. Zo heb ik bij veel verschillende overheidsorganisaties een kijkje achter de schermen gekregen en een breed beeld van het werkveld opgebouwd. 

Mijn opdracht bij gemeente Buren: het archief op orde brengen 

In augustus begon mijn opdracht bij gemeente Buren, waar ik aan de slag ben als archiefmedewerker. Het project waar ik bij ben ingestapt is een belangrijke voor gemeente Buren: het opschonen van het archief voor de grote verhuizing naar het nieuwe gemeentehuis aan het eind van de zomer van 2026. Mijn werkzaamheden bestaan uit verschillende zaken, zoals het herwaarderen van vernietigingstermijnen van dossiers aan de hand van geldende selectielijsten, het toevoegen van dossiers in hun zaaksysteem genaamd JOIN, het opstellen van vernietigingslijsten en het controleren of fysieke documenten goed ingescand staan in het zaaksysteem. Hierdoor ben ik betrokken bij een groot deel van het archiveringsproces en leer ik hier veel over. 

Wat me meteen opviel, is dat je in dit werk heel precies en gestructureerd moet zijn. Tegelijkertijd krijg je ook een kijkje in de geschiedenis van de gemeente. Elk document vertelt een verhaal en heeft betekenis, zeker voor de mensen die er destijds direct bij betrokken waren. 

Voor mij is deze opdracht niet alleen een leerzame kennismaking met archiefbeheer, maar ook een manier om bij te dragen aan iets groters: het zorgvuldig bewaren en toegankelijk maken van informatie. 

Het team 

Elke vrijdag komen we met het team samen op het kantoor in Voorburg: een mix van trainees en ervaren adviseurs. We delen ervaringen van de week, bespreken lopende projecten en leren van elkaar. Daarnaast lunchen we gezellig samen om de week goed af te sluiten met elkaar. 

Wat dit traineeship bijzonder maakt? Dat je vanaf dag een meedraait in het team. En dat team bestaat niet alleen uit medetrainees, maar ook uit ervaren adviseurs van wie je veel leert. De combinatie van training, praktijk en een betrokken team maakt dit traineeship echt waardevol.